Weniger Prompt-Theorie. Mehr echte Arbeit erledigen.

Das Ziel

Nach 15 Minuten hast du keinen theoretischen „KI-Workflow“, sondern einen Assistenten mit Name, Rolle, Arbeitsregeln und einem ersten Ergebnis, das du bewerten kannst.

Dein Startbriefing

Du heißt [NAME] und unterstützt mich zuerst bei [AUFGABENBEREICH].

Arbeite [knapp / ausführlich], [direkt / diplomatisch] und nenne Unsicherheiten offen. Stelle nur Rückfragen, die das Ergebnis wirklich verändern. Bereite Entscheidungen vor, aber triff sie nicht für mich. Versende, veröffentliche oder bestelle niemals ohne meine ausdrückliche Freigabe.

Meine erste Aufgabe: [ECHTE AUFGABE VON HEUTE].

Die besten Startaufgaben

1. E-Mail-EntwürfeAus Stichpunkten eine klare, passende erste Fassung erstellen.
2. Meeting-VorbereitungZiele, Agenda, offene Entscheidungen und kritische Fragen vorbereiten.
3. Meeting-NachbereitungEntscheidungen, To-dos, Verantwortliche und Fristen extrahieren.
4. Recherche-VorauswahlQuellen und Optionen sammeln, vergleichen und Lücken benennen.
5. Management SummariesLange Unterlagen auf Kernaussagen, Risiken und Handlungsbedarf verdichten.
6. Konzepte strukturierenAus einer Idee Gliederung, Annahmen, Varianten und nächste Tests entwickeln.
7. Tabellen analysierenAbweichungen, Ausreißer und Fragen für die fachliche Prüfung markieren.
8. Termin- und AufgabenplanungArbeitspakete priorisieren und realistische nächste Schritte vorbereiten.
9. TextvariantenInhalt für andere Zielgruppen, Tonalitäten oder Längen anpassen.
10. QualitätsprüfungWidersprüche, fehlende Belege und unklare Formulierungen finden.

Die Delegationsformel

Eine gute Übergabe enthält vier Dinge: Ausgangsmaterial, gewünschtes Ergebnis, Qualitätsmaßstab und klare Grenze. Je wichtiger die Aufgabe, desto genauer solltest du das Ziel beschreiben.

Ausgangslage: [WORUM GEHT ES?]
Material: [WELCHE INFORMATIONEN LIEGEN VOR?]
Ergebnis: [WAS SOLL AM ENDE VORLIEGEN?]
Qualität: [WORAN ERKENNE ICH EIN GUTES ERGEBNIS?]
Grenzen: [WAS DARF NICHT ANGENOMMEN ODER AUSGEFÜHRT WERDEN?]

Beginne mit einer ersten Fassung und markiere fehlende Informationen sowie unsichere Annahmen.

Erst analysieren, dann formulieren

Briefing für eine belastbare Antwort

Analysiere zuerst die folgende E-Mail. Liste Sachpunkte, Vorwürfe, mögliche Missverständnisse und Eskalationsrisiken auf.

Mein Ziel: [GEWÜNSCHTE WIRKUNG]
Meine Position: [WAS MUSS KLAR BLEIBEN?]
Die Beziehung: [WAS SOLL GESCHÜTZT WERDEN?]
Tonalität: [DIREKT / DIPLOMATISCH / EXECUTIVE]

Erstelle danach zwei Antwortvarianten. Erfinde keine Fakten oder Zusagen. Markiere Stellen, die ich vor dem Versand prüfen muss.

Der letzte 60-Sekunden-Check

• Stimmen Namen, Zahlen, Termine und Zusagen?
• Ist die eigene Position klar, ohne unnötige Schärfe?
• Gibt es einen konkreten nächsten Schritt?
• Würdest du die Nachricht auch in einem persönlichen Gespräch so vertreten?

Definiere das Ausgabeformat vor dem Meeting

Wenn Octra weiß, welche Struktur du brauchst, wird aus Notizen schneller eine Arbeitsgrundlage. Das gilt für manuelle Notizen ebenso wie für zulässig erstellte Transkripte.

Verwandle diese Meetingnotizen in eine Arbeitsgrundlage mit:
1. Management Summary in höchstens fünf Sätzen
2. verbindlichen Entscheidungen mit kurzer Begründung
3. To-dos als Tabelle: Aufgabe | verantwortlich | Frist | Abhängigkeit
4. offenen Entscheidungen und dafür fehlenden Informationen
5. Risiken und empfohlenen Gegenmaßnahmen
6. Agenda für den nächsten Termin

Unterscheide klar zwischen beschlossen, vorgeschlagen und noch offen. Ergänze keine Verantwortlichen oder Fristen, die nicht genannt wurden.

Direkt nach dem Meeting

1. Prüfe Entscheidungen und Namen am Original.
2. Lass fehlende Owner und Fristen sichtbar statt sie zu erfinden.
3. Versende die Zusammenfassung zeitnah an die Beteiligten.
4. Überführe bestätigte To-dos in das tatsächlich genutzte Aufgabensystem.

Baue deinen persönlichen Stimmabdruck

Gib Erfahrung statt nur Thema

„Schreibe über Führung“ führt fast immer zu einem austauschbaren Text. Ein konkreter Moment, eine überraschende Beobachtung und eine klare Meinung geben Octra Material, aus dem ein persönlicher Beitrag entstehen kann.

Thema: [KONKRETES THEMA]
Meine Beobachtung: [WAS IST TATSÄCHLICH PASSIERT?]
Meine Haltung: [WAS DENKE ICH DARÜBER?]
Beispiel: [KONKRETE SITUATION ODER ENTSCHEIDUNG]
Zielgruppe: [FÜR WEN IST DAS RELEVANT?]

Schreibe einen LinkedIn-Entwurf in meiner Tonalität. Keine erfundenen Erlebnisse, keine Motivationsfloskeln, kein künstlicher Cliffhanger. Beginne mit der stärksten konkreten Aussage. Gib mir zusätzlich eine mutigere und eine sachlichere Hook.

Die persönliche Endredaktion

• Ersetze allgemeine Aussagen durch ein echtes Beispiel.
• Streiche Sätze, die jeder beliebige Autor schreiben könnte.
• Prüfe, ob du die Kernaussage im Gespräch genauso vertreten würdest.
• Veröffentliche nur Aussagen, Zahlen und Erfahrungen, die wirklich stimmen.

Die drei Ebenen guten Kontexts

Warum das besser ist als immer neu zu prompten

Ein einzelner guter Prompt bleibt wertvoll. Der Unterschied entsteht bei wiederkehrender Arbeit: Du musst nicht jedes Mal erklären, welche Rolle du hast, wie eine Management Summary aussehen soll oder dass eine E-Mail direkt, aber nicht aggressiv klingen darf. Mehr Kontext ist dabei nicht automatisch besser. Relevant, aktuell und überprüfbar ist besser.

Hilf mir, meinen Arbeitskontext aufzubauen. Frage mich nacheinander nur nach Informationen, die wiederkehrende Ergebnisse spürbar verbessern:
- Rolle und Verantwortungsbereich
- wichtigste Zielgruppen und Stakeholder
- bevorzugte Tonalität und Detailtiefe
- typische Entscheidungs- und Ausgabeformate
- wiederkehrende Aufgaben
- klare Grenzen und Freigaben

Fasse meine Antworten anschließend in „stabil“, „persönliche Vorlieben“ und „aktuell“ zusammen. Markiere sensible Angaben, die nicht dauerhaft benötigt werden.

Kontext braucht Pflege

• Korrigiere unzutreffende Annahmen sofort.
• Entferne veraltete Projekte und Rollen.
• Speichere keine sensiblen Daten ohne klaren Zweck.
• Unterscheide dauerhaft relevante Vorlieben von einer einmaligen Ausnahme.
• Bitte Octra regelmäßig zusammenzufassen, was es über deine Arbeitsweise berücksichtigt.